在日常办公时，企业需要与外界进行信息交互，在这过程中避免不了要外发一些重要的敏感文件，而一旦外发出去的文件被有心之人上传到网上，或者发给同行友商，那么很有可能给企业带来一定的经济损失或口碑影响。

为防止外发文件被二次扩散造成泄密，可通过洞察眼MIT系统数据防泄密系统来帮助企业解决这一问题。系统可授予客户、合作伙伴等外部对象一定的查看加密文件的权限，限制其在指定机器上打开加密文件以及各种使用规则，从而有效的防止外发文件被泄露。

1. 申请制作受控外发

对一些需发给客户的安全性要求比较高的重要文件，可以申请把它们制作成受控外发文件，外发文件可以控制文件的操作权限。其中包括：打开次数、生存周期、密码验证、修改限制、截屏限制、打印限制、过期自毁等，超出限制将无法打开文件，防止外发文档二次扩散。

2. 机器码白名单

针对经常联系、可信任的外部电脑，为方便传输交流，洞察眼MIT系统支持设定将其机器码添加至白名单列表，不需要输入授权码即可打开外发文件。

3. 信任软件列表

制作需要信任软件才能打开的外发文件，在打开时需要验证打开软件的信息，验证为信任软件才能正常打开。

4. 外发水印

▷支持外发屏幕水印及外发打印水印；

▷支持设置打印时间、操作员名称等；

▷支持根据需要设置图层前景或背景显示；

▷支持图片水印；

▷支持配置打开外发文件时强制显示水印。

5. 文件外发记录

洞察眼MIT系统支持查看终端用户的文件外发情况，了解内部文件的外发去向，有效帮助管理员掌握文件的使用途径。